Хранение регистров бухгалтерского учета производится в учреждении в электронном виде. При передаче электронного регистра на хранение в электронный архив производится перемещение реквизитов и данных созданного регистра в хранилище (базу данных, таблицу или совокупность таблиц базы данных) с наложением запрета на изменение его реквизитов.

Формирование электронных образов документов и их внесение в базу данных для последующего хранения, осуществляется ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

Созданные электронные регистры бухгалтерского учета документов подлежат хранению в течение пяти лет.
При получении входящего регистра бухгалтерского учета в электронном виде работник, уполномоченный приказом руководителя учреждения за организацию хранения регистров в электронном виде, в том числе их обработку, осуществляет проверку регистров бухгалтерского учета, их ввод (загрузку) в базу данных.

По результатам ввода (загрузки) регистров учета в базу данных формируется электронный образ, соответствие которого входящему регистру учета в электронном виде подтверждается простановкой электронной подписи сотрудника, уполномоченного на обработку входящего регистра.

В формируемую резервную копию электронного архива включаются регистры бухгалтерского учета в электронном виде, размещенные в электронном архиве за период с даты, соответствующей дате последнего резервного копирования, по дату формирования резервной копии включительно. По окончании финансового года осуществляется формирование резервной копии баз данных электронного архива за истекший год.

Резервная копия электронного архива, резервная копия базы данных электронного архива подлежат записи на оптические носители информации (один или несколько CD-дисков, DVD-дисков и т.п. с закрытой сессией) с указанием на лицевой стороне носителя информации следующих реквизитов: даты формирования копии, периода, за который сформирована резервная копия, общего объема информации, порядкового номера копии, в соответствии с «Журналом регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива регистров учета», Ф.И.О. уполномоченного исполнителя, срока хранения данного носителя информации.